定時株主総会を開催した後の事務・手続き

3月決算の会社では、5月もしくは6月に定時株主総会を開催する必要があります。
ここでは、株式非公開の中小企業（株式譲渡制限会社）の一般的なケースを前提として、定時株主総会後の各種事務や手続きについて解説します。
迅速かつ確実に、定時株主総会の終了後の処理を行ないましょう。

(1)株主総会議事録の作成・備え置き

株主総会で決議された事項は、記録として残すために議事録（書面または電磁的記録）を作成しなければなりません。
会社法施行規則72条3項により、株主総会議事録に記載すべき基本的な事項は次のとおりです。 上に挙げたとおり、議事録には「株主総会の議事の経過の要領とその結果」を記載しますが、議事の経過の要領とは審議・議決の経過等を要約したものです。
議事録作成の時期について法律上の定めはありませんが、総会終了後、速やかに作成する必要があります。
株主総会の決議事項は、登記事項であることが多く、登記を申請する際には添付書類として議事録が要求されます。議事録の作成を怠ると、必要な登記ができないということになりかねません。
また、作成した議事録は、株主総会の日から会社の本店に10年間、同じく会社の支店にその写しを5年間、備え置かなければなりません。
なお、この10年、5年という期間は、あくまでも議事録を株主や債権者の閲覧・謄写に供するための期間であり、議事録そのものの保存期間ではありません。
株主総会議事録の保存期間について法律上の定めはありませんが、会社の記録として非常に重要なものですから、基本的に永久保存とすべきでしょう。

(2)変更登記

会社法では、会社の登記事項に変更が生じた場合には、変更の登記をしなければならないとしています。
そのため、株主総会の決議により、会社定款の変更、役員の就任、退任、再任などがあった場合には、株主総会の日（変更が生じた日）から2週間以内に、本店所在地において変更登記をしなければなりません。変更登記の申請の際には、株主総会議事録を添付します。
なお、定時株主総会において役員の改選が行なわれた場合には、通常、総会終了後に取締役会が開催されます。
この取締役会での決議事項は代表取締役の選定などですが、代表取締役の変更も登記事項となっています。

(3)剰余金の配当

剰余金の配当を行なう場合には、権利確定日現在の株主に対して配当通知を送付し、遅滞なく支払いの手続きをします。
通常、配当通知には、株主総会における決議事項等の通知、事業報告書の要旨なども同封します。
これらの書類を定時株主総会の終了後ただちに発送するためには、事前に原稿作成や印刷を済ませておく必要があります。

(4)決算公告

株式会社は、定時株主総会の終了後、貸借対照表（大会社は貸借対照表と損益計算書）を公告しなければなりません。
決算公告は、次のいずれかの方法によります。 いずれの方法によるかは会社の定款で定めますが、特に定めない場合には「官報に掲載する方法」により行なうとされています。
公告の時期については、定時株主総会の終了後、遅滞なく行なわなければなりません。
なお、株式会社には公告を行なう義務が課されており、公告を怠った場合は100万円以下の過料に処せられることがあります。